#03 Digitalizace výběrka

Img: katemangostar/Freepik

Vypsat výběrové řízení na zhotovitele stavebních prací nebo poptat subdodavatele. Nechat potencionální uchazeče vyplnit jednotkové ceny u položek rozpočtu. Sehrát všechny nabídky a porovnat s předpokládanou cenou od projektanta. Vybrat toho správného uchazeče. Jeden by řekl, že ve 20. letech 21. století žádnej problém. Ale jaká je realita digitalizace u VZ? Upřímně o kapku smutnější, i když …

Jak poptat zhotovitele Vašeho projektu?

Pokud jste soukromý zadavatel, nejste vázáni vlastně žádnými omezeními, krom Vás samotných. Dobrej projektant v dnešní době používá některý sofistikovaný nástroj na tvorbu nejen výkresu, ale i samotného položkového rozpočtu. Z toho vyexportuje Vámi požadovaný formát, který chcete v soutěži uveřejnit. Nejčastěji se u soukromých zadavatelů setkávám s Excelem. Ti nejlepší používají i některý ověřený systém na sledování stavebních zakázek. Jedním z takových systémů, které hlídají Váš projekt ze všech možných úhlů, je například Proconom. Ten pomáhá sledovat stavbu i v čase pomocí Ganntova diagramu. I díky možnosti ukládat si k projektu veškerou dokumentaci a fotky, se z takového nástroje stává velký pomocník při řízení projektu. Tento a jiné programy umožňují pracovat i s dalšími přenosovými formáty. Tím nejčastějším je formát XML.

XML – Jazyk určen především pro výměnu dat mezi aplikacemi a pro publikování dokumentů, u kterých popisuje strukturu z hlediska věcného obsahu jednotlivých částí, nezabývá se vzhledem.

Wikipedia

Jako soukromý zadavatel máte dvě, možná tři možnosti volby. Oslovíte Vaše dodavatele pomocí slepého rozpočtu ve formě excelovské tabulky, ideálně zamčenou proti změnám. Do té uchazeč doplní pouze jím nabízenou cenu. U malého projektu ideální cesta a také je to vlastně digitalizace. U větších a složitějších projektů, kde je jasně specifikována každá položka rozpočtu, doporučuji jít cestou souboru XML. Od projektanta získáte soubor, který nahradí obvyklou excelovskou tabulku. Tento slepý rozpočet si oslovení subdodavatelé nahrají do svého SW, či využijí dalších možností, jak se soubory XML pracovat. Naceněný rozpočet Vám odešlou a Vy si sami pomocí vhodného softwarového nástroje určíte ideálního uchazeče. Popřípadě využije služeb externího konzultanta, který takové služby nabízí. S jistotou, že do položkového rozpočtu nebylo zasaženo a vše je dle projektu. Tou třetí a občas stále používanou možností je papír. Cenu odhadnout a doufat.

Co (z)může veřejný zadavatel?

Překvapivě již od roku 2012 měla digitalizace přesněji elektronická podoba rozpočtu oporu v zákoně o ZZVZ, resp. ve vyhlášce č. 230/2012 Sb. V ní se hovořilo o podrobnosti vymezení předmětu veřejné zakázky na stavební práce a rozsah soupisu stavebních prací, dodávek a služeb s výkazem výměr. Paragraf § 12 zmíněného hovořil o elektronické podobě soupisu prací. Tím také vznikl otevřený přenosový formát XML ve vnitřním předpisu XC4. Dvěstětřicítka mimo jiné obsahovala v § 13 požadavek na bezplatný modul pro sestavení nabídkové ceny. Pro uchazeče tak nevznikal vícenáklad a proto tento formát nemohl být považován za diskriminační.

Novým zákonem o ZZVZ vešla v platnost i nová vyhláška Ministerstva pro místní rozvoj č. 169/2016 Sb., která nahradila tu stávající. Původní požadavek na bezplatný modul v nové vyhlášce ale již nenajdete. Přesto nebo možná právě proto vznikl další přenosový formát tradičního tuzemského vývojáře stavebního softwaru. Zrodil se formát uniXML. Bohužel, bez bezplatného modulu pro sestavení nabídkové ceny. Ale co. Dneska považuje Centrum regionálního rozvoje, rozdělující dotační tituly, za otevřený a volně dostupný formát i dokument typu Excel. O volné dostupnosti Excelu můžeme polemizovat. Základní balíček nástrojů pro potencionálního uchazeče tj. Microsoft 365 Business Basic (Word, Excel a PowerPoint) stojí totiž 4.20 € za 1 uživatele měsíčně.

Jak na zadání VŘ?

Pokud chce veřejný zadavatel jít s dobou a ušetřit práci a čas svých úředníků, tím i státní peníze (což by jako řádný hospodář měl), musí zajistit několik jednoduchých kroků. Před vypsáním VŘ zajistit vyhodnocení a pomoc při vypsání zadávačky odborným konzultantem. Na trhu je několik vynikajících freelancerů i renomovaných firem. Správný konzultant Vám poskytne dostatek informací a zajistí nezbytné kroky společně s Vámi.

V první řadě je nutné definovat požadavek na elektronický soupis prací v zadávací dokumentaci a výzvě k podání nabídky. Jednoduše postačí formulace v citaci. Potom již stačí vypsat na profilu zadavatele výběrko a jako podklad zveřejnit slepý výkaz výměr ve formátu XML (klientům doporučuji předpis XC4). Osvícení veřejní zadavatelé využívají XML formát i k předání harmonogramu výstavby, který je součástí VŘ (to jsou ale výjimky).

Zadavatel požaduje zpracovat položkovou část (oceněný soupis prací) v otevřeném formátu XML v předpisu XC4.

příklad formulace zadávací dokumentace

Zpracování nabídky a vyhodnocení

Oslovený uchazeč má teď před sebou pár jednoduchých kroků. Elektronickou podobu soupisu prací si stáhne z profilu zadavatele. Pokud vlastní (větší nebo chytrej a progresivní zhotovitel) nějaký tuzemský stavební software, rozpočet ve formátu XML do něj bez problému nahraje. Pokud nic takového nemá (tradiční řemeslník a malé firmy), může využít bezplatný modul pro sestavení nabídkové ceny, který je dostupný na webu zmíněného formátu. Stačí registrace na email, nahrát, otevřít a v intuitivním webovém prostředí doplnit jednotkové ceny ke každé položce. U ní také vidí její technickou specifikaci, doplňující popis či výpočet množství plochy, např. u podlah. Po ocenění všech položek jednoduše uloží, kvalitně pojmenuje (např. rm_nabidka_KD_Medenec_demolice.xml) a odešle se zbytkem požadovaných dokumentů zadavateli.

Po „otevření obálek“, kontrole kvalifikací a dalších dokumentů, dojde k sehrání všech validních nabídek uchazečů v požadovaném elektronickém formátu. Sami si volíte kritéria (včetně identifikace položek s MNNC) porovnání s předpokládanou cenou projektu. Během několika sekund máte tak pohromadě vše, co potřebujete k určení vítězné nabídky. Tím ušetříte výrazné množství času, které vyhodnocení soutěže „klasickým“ způsobem vyžaduje. To ocení zejména úředníci, kteří mají účast v hodnotících komisích v popisu práce. Výsledné porovnání lze samozřejmě exportovat do vhodného formátu, v případě potřeby i vytisknout. Navíc máte tu jistotu, že nedošlo ke změnám v rozpočtu, což ušetří případné další nemalé prostředky.

Šetřete nervy, čas i peníze!

I tohle je totiž digitalizace. Takhle může fungovat státní správa, leckde už takhle dnes funguje. Stačí zavést základní principy digitalizace a projektového řízení. Desítky státních zadavatelů používají elektronickou podobu soupisu prací a své stavební zakázky řídí za pomocí nástrojů 21. století (ŘSD ČR, SŽDC, kraje, města). Ze zhotovitelů takové nástroje využívá většina velkých a středních hráčů na trhu. Nebojte se k nim připojit! Ať už jako veřejný zadavatel, či pokud hledáte Vaše vlastní subdodavatele. Řiďte své projekty efektivně a ušetřené peníze investujte smysluplněji. Například do přípravy na povinnost BIM pro veřejné zadavatele od roku 2022 pro všechny stavební zakázky nad 150 miliónů Kč. Nebojte se být součástí změny. Buďte tou změnou!

Společně můžeme najít právě tu Vaší cestu digitalizace.
(rm)